KDR - doradztwo personalne Gdańsk, Gdynia, Trójmiasto, Sopot. Rekrutacja, direct search, audyty kompetencji, ocena pracownicza oraz KPI. Doradztwo personalne pomorskie.
PL EN

Polityka bezpieczeństwa informacji

KDR HUMAN RESOURCES CONSULTING s.c. Karzyna Mieczkowska-Mitka, Jacek Młyński

Gdańsk 80-803, ul. Strzelecka 7B

NIP: 5833064481

tel: 058 302 31 54

email: jacek.mlynski@kdr-hr.pl

 

Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych w KDR Human Resources Consulting s.c., w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w dalszej części dokumentu zwanego RODO).

 

I.

Postanowienia ogólne

§ 1

 

Administratorem Danych Osobowych  jest KDR HUMAN RESOURCES CONSULTING s.c. Karzyna Mieczkowska-Mitka, Jacek Młyński z siedzibą w Gdańsku przy ulicy Strzeleckiej 7B, NIP: 5833064481.

 

Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, w szczególności dane o charakterze fizycznym, fizjologicznym, umysłowym, ekonomicznym, kulturowym lub społecznym, za pomocą których możliwe jest pośrednie lub bezpośrednie ustalenie tożsamości tej osoby.

System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych.

Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych osobowych.

Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów.

Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych.

Identyfikator użytkownika – cią̨g znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie.

Hasło – cią̨g znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie przetwarzania danych osobowych w takim systemie.

Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej tożsamości podmiotu (Użytkownika).

Osoby zatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych – wszystkie osoby, w tym Użytkownicy systemu informatycznego, mające z racji wykonywanych obowiązków dostęp do danych osobowych, które zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych w Systemie informatycznym firmy KDR Human Resources Consulting s.c.. Osobą taką może być osoba zatrudniona w KDR Human Resources Consulting s.c. Katarzyna Mieczkowska-Mitka, Jacek Młyński.

Poufność – zapewnienie dostępu do informacji wyłącznie osobom upoważnionym;

Integralność – spójność danych, zapewnienie, że dane nie zostaną zmienione, dodane lub usunięte w nieautoryzowany sposób;

Dostępność – zapewnienie, że osoby upoważnione będą miały dostęp do informacji tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione;

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych - dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

 

§ 2

 

  1. Polityka dotyczy wszystkich danych osobowych przetwarzanych w firmie KDR Human Resources Consulting s.c. niezależnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych.
  2. Niniejsza Polityka reguluje:
    1. zasady i procedury dotyczące przetwarzania danych w KDR Human Resources Consulting s.c.;
    2. rodzaje danych osobowych, cel i zakres ich przetwarzania;
    3. sposób zabezpieczenia danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich;
  3. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
  4. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek. Administrator Danych każdorazowo informuje osobę, której ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych o istnieniu Polityki oraz konieczności zaznajomienia się z nią przed wykonaniem jakiejkolwiek czynności, która wiązać się może z przetwarzaniem danych osobowych.
  5. W zakresie przetwarzania danych pozyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych tajemnicą handlową Administrator Danych stosuje się do wskazanych powyżej przepisów dotyczących zachowania tajemnicy zawodowej.
  6. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
    1. odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i rozwiązania organizacyjne,
    2. kontrolę i nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych,
    3. monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
  7. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje m.in.
    1. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych,
    2. zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymiAdministrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych
    3. sązgodne z niniejszą Polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa

 

II.

Dane osobowe przetwarzane u administratora danych

§ 3

 

  1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach danych.
  2. Administrator Danych w ramach prowadzenia działalności gospodarczej firmy KDR Human Resources Consulting s.c. przetwarza następujące grupy danych osobowych:
    1. dane osobowe związane z umową handlową, na które składają się: imię, nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres, adres poczty elektronicznej, informacje o osobach działających w imieniu osób prawnych, w przypadku świadczenia usług handlowych dla osób prawnych lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - także firmę przedsiębiorstwa NIP, REGON oraz adres przedsiębiorstwa;
    2. dane osobowe kandydatów podczas prowadzonych rekrutacji na które składają się imię i nazwisko, numer telefonu, adres, adres poczty elektronicznej oraz informacje dotyczące wykształcenia, doświadczenia, certyfikatów i kwalifikacji które posiadają kandydaci.
  3. Powyższe dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, w tym w szczególności:
    1. w zakresie i celu niezbędnym do nawiązania, ukształtowania treści umowy handlowej, jej zmiany bądź rozwiązania;
    2. w zakresie tworzenia baz aplikacji kandydatów do pracy,
  4. Administrator Danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
  5. Administrator Danych może dodatkowo określić zakres przetwarzania danych osobowych w regulaminach, zarządzeniach, poleceniach lub innych dokumentach, które udostępnia wszystkim osobom upoważnionym do przetwarzania danych. Osoby te mają obowiązek stosowania się do powyższych w ramach wykonywania czynności skutkujących przetwarzaniem danych.
  6. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
  7. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania.
  8. Wzór rejestru czynności przetwarzania stanowi załącznik nr 1 do niniejszej polityki.

 

§ 4

 

  1. Strona internetowa KDR Human Resources Consulting s.c. dostępna pod adresem internetowym www.kdr-hr.pl używa plików cookies. Są to niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez serwer www i przechowywane przez oprogramowanie komputera przeglądarki. Kiedy przeglądarka ponownie połączy się ze stroną, witryna rozpoznaje rodzaj urządzenia, z którego łączy się użytkownik. Parametry pozwalają na odczytanie informacji w nich zawartych jedynie serwerowi, który je utworzył. Pliki Cookies ułatwiająkorzystanie z wcześniej odwiedzonych witryn.
  2. Gromadzone informacje w ramach plików cookies dotyczą adresu IP, typu wykorzystywanej przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych, informacji o czasie i dacie, lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za pośrednictwem formularza kontaktowego.
  3. Zebrane dane służą do monitorowania i sprawdzenia, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony internetowej KDR Human Resources Consulting s.c., aby usprawniać jej funkcjonowanie zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.
  4. Pliki Cookies identyfikują użytkownika, co pozwala na dopasowanie treści witryny, z której korzysta, do jego potrzeb. Zapamiętując jego preferencje, umożliwia odpowiednie dopasowanie skierowanych do niego reklam. Administrator Danych stosuje pliki cookies, aby zagwarantować najwyższy standard wygody strony internetowej KDR Human Resources Consulting s.c., a zebrane dane są wykorzystywane jedynie wewnątrz firmy KDR Human Resources Consulting s.c. w celu optymalizacji działań.
  5. W ramach strony internetowej KDR Human Resources Consulting s.c. Administrator Danych wykorzystuje następujące pliki cookies:
    • „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach serwisu;
    • pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach serwisu;
    • „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych serwisu;
    • „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.;
    • „reklamowe” pliki cookies, umożliwiające dostarczanie użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.
  6. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość wyłączenia lub przywrócenia opcji gromadzenia plików cookies poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej.

 

§ 5

 

  1. Osoba, której dane osobowe mają być przetwarzane:
    • w ramach stosowania plików cookies wyraża zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych poprzez odznaczenie odpowiedniego pola dostępnego po załadowaniu strony głównej serwisu internetowego KDR Human Resources Consulting s.c..
    • w ramac dodawania aplikacji do bazy aplikacji prowadzonej przez KDR Human Resources Consulting s.c. wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych poprzez przesłanie na adres email jacek.mlynski@kdr-hr.pl lub katrzyna.mieczkowska@kdr-hr.pl zgody na przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych.

 

III.

Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem

§ 6

 

  1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych w KDR Human Resources Consulting s.c..
  2. Wszystkie dane osobowe w firmie KDR Human Resources Consulting s.c. są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
  3. W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw dla przetwarzania danych.
  4. Dane są przetwarzane rzetelnie i w przejrzysty sposób.
  5. Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
  6. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
  7. Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
  8. Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.
  9. Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
  10. Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
  11. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust. 5 pkt d RODO).
  12. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych uważa się w szczególności:
    • naruszenie bezpieczeństwa systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe;
    • udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego nieupoważnionym;
    • zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym ochrony;
    • niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
    • przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem i celem ich zbierania;
    • spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione kopiowanie danych osobowych;
    • naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
  13. Administrator Danych ma prawo udostępniać dane osobowe Użytkownika oraz innych jego danych podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa w szczególności organom ścigania.

 

IV.

Obszar przetwarzania danych osobowych

§ 7

 

  1. Obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe na terenie firmy KDR Human Resources Consulting s.c., obejmuje pomieszczenie biurowe KDR Human Resources Consulting s.c. zlokalizowane w Gdańsku przy ulicy Strzeleckiej 7B.

 

 

V.

Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

§ 8

 

  1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości przetwarzanych danych.
  2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii danych. Środki obejmują:
    • Pomieszczenie biurowe w siedzibie w Gdańsku przy ulicy Strzeleckiej 7B:
      • ograniczenie dostępu do pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych;
      • inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniu wykorzystywanym do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej;
      • zamykanie pomieszczenia tworzącego obszar przetwarzania danych osobowych określony w rozdziale IV powyżej w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich;
      • monitoring zewnętrzny budynku;
      • całodobowa ochrona budynku;
      • pomieszczenie biurowe zamykane na klucz;
      • wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane osobowe;
      • ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy użyciu sieci firewall;
      • stosowanie bezpiecznego protokołu szyfrowania komunikacji (SSL) dla zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych;
      • ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym oprogramowaniem;
      • zabezpieczenie dostępu do urządzeń znajdujących się w firmie KDR Human Resources Consulting s.c. przy pomocy haseł dostępu;

 

VI.

Naruszenia zasad ochrony danych osobowych

§ 9

 

  1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
  2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki – jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 do niniejszej polityki.
  3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o incydencie także osobę, której dane dotyczą.

 

VII.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

§ 10

 

  1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO i tylko jeżeli są to dane, które może ujawnić bez naruszenia tajemnicy handlowej.
  2. 2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.

 

 

VIII.

Przekazywanie danych do państwa trzeciego

§ 11

 

  1. Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.

 

 

IX.

Postanowienia ́końcowe

§ 12

 

  1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, przepisów o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową.  Integralną część niniejszej Polityki bezpieczeństwa stanowią następujące załączniki:  załącznik nr 1 - Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych.